Na nossa primeira postagem, gostaria de começar com a gestão do tempo pelas pessoas. Com exceção de alguns poucos que se pretendem defensores da liberdade irrestrita e assim se posicionam contrários a todo tipo de administração, inclusive do tempo, a maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo, gostaria de fazê-lo, mas se vê diante de uma série de empecilhos que dificultam e parecem mesmo impossibilitar o bom uso do tempo.
Esses empecilhos são de várias naturezas. Os principais são de ordem institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal.
1. Excesso de Tarefas
Um empecilho famoso é o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas, e certamente a maioria daqueles que estarão lendo este trabalho, têm coisas demais para fazer. O excesso de tarefas freqüentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando imobilizada.
2. Excesso de Papéis
Junto do excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso de papéis.
O excesso de papéis, porém, tem causas independentes do excesso de tarefas. Muitas pessoas e instituições nos mandam papéis não solicitados que nada têm que ver com nossas tarefas. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acúmulo de correspondência que nada significa mas que freqüentemente é olhada antes de ser jogada fora (ou, pior, antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade).
Além disso, alguns colegas e muitos superiores nos mandam papéis que não lhes interessam e com os quais não sabem o que fazer. Limpam, assim, suas mesas às custas da nossa.
A conseqüência disso é que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma montanha de papéis. Quando precisamos de algo importante, não sabemos exatamente onde está, gastamos tempo a procurar, custamos a achar, encontramos outras coisas que nos interessam e que desviam e consomem nossa atenção, e assim por diante. Por causa do excesso de papéis, acabamos gastando minutos preciosos, às vezes horas.
O excesso de papéis, porém, tem causas independentes do excesso de tarefas. Muitas pessoas e instituições nos mandam papéis não solicitados que nada têm que ver com nossas tarefas. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acúmulo de correspondência que nada significa mas que freqüentemente é olhada antes de ser jogada fora (ou, pior, antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade).
Além disso, alguns colegas e muitos superiores nos mandam papéis que não lhes interessam e com os quais não sabem o que fazer. Limpam, assim, suas mesas às custas da nossa.
A conseqüência disso é que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma montanha de papéis. Quando precisamos de algo importante, não sabemos exatamente onde está, gastamos tempo a procurar, custamos a achar, encontramos outras coisas que nos interessam e que desviam e consomem nossa atenção, e assim por diante. Por causa do excesso de papéis, acabamos gastando minutos preciosos, às vezes horas.
3. Excesso de Interrupções
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus deveres, conseguem controlar o acesso à sua sala.
Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam o estilo da "porta aberta" freqüentemente se vêem forçados a dar do seu tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a cabeça para dentro da sala e dizer: "Você tem um minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "Dá para você me dar uma ajudazinha aqui?", etc. Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves. Nem sempre o são. Uma coisa leva à outra, e quando o interrompido se dá conta a "perguntinha", a "ajudazinha", o "minutinho" acabou levando meia hora (quando não mais).
Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a maior parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando até mais tarde, ou que levar trabalho para casa, ou não fazendo com a qualidade desejada o que tinham para fazer.
Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam o estilo da "porta aberta" freqüentemente se vêem forçados a dar do seu tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a cabeça para dentro da sala e dizer: "Você tem um minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "Dá para você me dar uma ajudazinha aqui?", etc. Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves. Nem sempre o são. Uma coisa leva à outra, e quando o interrompido se dá conta a "perguntinha", a "ajudazinha", o "minutinho" acabou levando meia hora (quando não mais).
Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a maior parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando até mais tarde, ou que levar trabalho para casa, ou não fazendo com a qualidade desejada o que tinham para fazer.
4. Excesso de Telefonemas
Algo semelhante acontece com telefonemas - principalmente para quem tem que atender seu próprio telefone, sem o filtro de uma secretária eficiente. Na verdade, telefonemas são uma forma especial de interrupção.
Muitas firmas não têm rotinas e procedimentos bem estabelecidos para responder a perguntas ou a pedidos de informação, de sorte que vários tipos de telefonemas acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais bem empregado em outras tarefas. Um telefonema inconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia.
Algo semelhante acontece com telefonemas - principalmente para quem tem que atender seu próprio telefone, sem o filtro de uma secretária eficiente. Na verdade, telefonemas são uma forma especial de interrupção.
Muitas firmas não têm rotinas e procedimentos bem estabelecidos para responder a perguntas ou a pedidos de informação, de sorte que vários tipos de telefonemas acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais bem empregado em outras tarefas. Um telefonema inconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia.
5. Excesso de Reuniões
O problema do excesso no número e na duração das reuniões no Brasil é dos mais sérios. Temos muito mais reuniões do que seria necessário, elas duram muito mais do que seria sensato esperar, e muito mais gente participa delas do que seria preciso. No Brasil há essa noção esquisita de que a importância de uma pessoa de certa forma se mede pele número de reuniões para as quais ela é convocada .
Além disso, as reuniões são convocadas não raro sem a devida antecedência, causando miséria nas agendas das pessoas, seus objetivos não são anunciados com clareza e antecedência, nem a pauta com a lista de participantes é distribuída previamente, as pessoas convocadas não sabem porque estão sendo convocadas nem o que se espera delas, não podendo, portanto, se preparar. As reuniões nunca começam na hora, freqüentemente por atraso de quem as convoca ou de pessoa que (na hora se fica sabendo)‚ indispensável para sua condução. Nunca se fixa um limite para a duração da reunião. Uma vez iniciada a reunião, todo mundo parece sentir que tem a obrigação de dizer alguma coisa para justificar sua presença . A duração e o conteúdo das intervenções não é controlado. Gasta-se um tempo enorme discutindo questões paralelas. Depois das reuniões nenhum dos participantes tem idéia clara do que ficou resolvido, se é que alguma coisa foi resolvida, nem é informado do andamento das coisas que foram decididas.
Além disso, as reuniões são convocadas não raro sem a devida antecedência, causando miséria nas agendas das pessoas, seus objetivos não são anunciados com clareza e antecedência, nem a pauta com a lista de participantes é distribuída previamente, as pessoas convocadas não sabem porque estão sendo convocadas nem o que se espera delas, não podendo, portanto, se preparar. As reuniões nunca começam na hora, freqüentemente por atraso de quem as convoca ou de pessoa que (na hora se fica sabendo)‚ indispensável para sua condução. Nunca se fixa um limite para a duração da reunião. Uma vez iniciada a reunião, todo mundo parece sentir que tem a obrigação de dizer alguma coisa para justificar sua presença . A duração e o conteúdo das intervenções não é controlado. Gasta-se um tempo enorme discutindo questões paralelas. Depois das reuniões nenhum dos participantes tem idéia clara do que ficou resolvido, se é que alguma coisa foi resolvida, nem é informado do andamento das coisas que foram decididas.
6. Tendência à Procrastinação
A tendência à procrastinação parece ser uma característica comum dos seres humanos. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim que confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma decisão leva muitas pessoas a protelar, na esperança de que o problema se resolva por si só e a decisão se torne desnecessária.
É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda não tomar uma decisão no calor de uma discussão, ou quando não há informações suficientes, ou coisa equivalente.
A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser realizada é muito difícil, complexa, longa, ou desagradável. Parece que temos esperança de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias, se as deixarmos sós.
A tendência à procrastinação parece ser uma característica comum dos seres humanos. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim que confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma decisão leva muitas pessoas a protelar, na esperança de que o problema se resolva por si só e a decisão se torne desnecessária.
É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda não tomar uma decisão no calor de uma discussão, ou quando não há informações suficientes, ou coisa equivalente.
A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser realizada é muito difícil, complexa, longa, ou desagradável. Parece que temos esperança de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias, se as deixarmos sós.
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